บันทึกสะท้อนการเรียนรู้ครั้งที่ 9
ความรู้ที่ได้รับในวันนี้
ระเบียบงานสารบรรณ และ การเขียนหนังสือราชการ
งานสารบรรณ
1. การจัดทำ
2. การรับ
3. การส่ง
4. การเก็บรักษา
5. การยืม
6. การทำลาย
ชั้นความเร็วและชั้นความลับ
ชั้นความเร็ว
-ด่วน
-ด่วนมาก
-ด่วนที่สุด
ชั้นความลับ
-ลับ คือ ความลับที่เกี่ยวกับข่าวสารที่รั่วไหลแล้วจะทำให้เกิดความเสียหายต่อทางราชการหรือต่อเกียรติภูมิของประเทศชาติ
-ลับมาก คือ ความลับเกี่ยวกับข่าวสารที่รั่วไหลแล้วจะทำให้เกิดความเสียหายหรือเป็นภัยต่อความมั่นคง
ความปลอดภัยของประเทศชาติอย่างร้ายแรง
-ลับที่สุด คือ ความลับเกี่บวกับข่าวสารที่รั่วไหลแล้วจะทำให้เกิดความเสียหายหรือเป็นภัยต่อความมั่นคง
ความปลอดภัยของประเทศชาติอย่างร้ายแรงที่สุด
ชนิดของหนังสือราชการ
1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือ รับไว้เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ
หนังสือภายนอก
นอกส่วนราชการ
เป็นพิธีการ
ใช้ตราครุฑ
หนังสือภายใน
ในกระทรวงและจังหวัดเดียวกัน
เป็นพิธีการน้อย
ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
บันทึก
ต่ำกว่ากรมลงมา
ใช้กระดาษบันทึกข้อความหรือกระดาษอื่นๆ
หนังสือประทับตรา
ใช้กระดาษตราครุฑ
ใช้ในกรณีที่ไม่สำคัญ เช่น ส่งเอกสารเพิ่มเติม
ประทับตราแทนการลงชื่อหัวหน้าส่วนราชการ
คำขึ้นต้นมีเฉพาะ ที่ และ ถึง
มีคำลงท้าย
หนังสือสั่งการ
คำสั่ง
ระเบียบ
ข้อบังคับ
หนังสือประชาสัมพันธ์
ประกาศ
แถลงการณ์
ข่าว
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ
หนังสือรับรอง
รายงานประชุม
บันทึก ฯลฯ
ปัญหาในการเขียนหนังสือราชการ
ความคิด
ยืดยาว เยิ่นเย้อ
รู้เรื่องคนเดียว
ขาดการประเมิน
หลักการเขียนเนื้อหา
1. ปัญหา
2. ข้อเท็จจริง
3. ข้อพิจารณา
4. ข้อเสนอ
ความรู้ใหม่ที่ไดัรับ
ความรู้ใหม่ที่ไดัรับ
ข้อแตกต่างระหว่าง อนุญาต กับ อนุมัติ
อนุญาต คือ ยินยอม ยอมให้
การนำไปใช้
เรื่องส่วนตัว
เรื่องส่วนตัว
ไม่เกี่ยวข้องกับงบประมาณของหน่วยงาน
ไม่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบขององค์กร
อนุมัติ คือ ให้อำนาจกระทำตามระเบียบที่กำหนด
การนำไปใช้
ให้อำนาจกระทำตามระเบียบที่กำหนด
ให้อำนาจกระทำตามระเบียบที่กำหนด
เรื่องที่เป็นความรับผิดชอบขององค์กร
เกี่ยวข้องกับงบประมาณของหน่วยงาน
ส่วนข้อความประโยคปิดท้ายหนังสือ
กรณีเพื่อทราบ “ทราบ” “ทราบ และขอให้……………………ทราบด้วย”
กรณีเพื่ออนุมัติและลงนาม “อนุมัติ” “ลงนามแล้ว”
กรณีเพื่อพิจารณาดำเนินการ
“มอบให้หน่วย…………………….ดำเนินการ”
“มอบให้หน่วย…………………….ดำเนินการ
และขอให้ระมัดระวังเป็นพิเศษในเรื่อง………………..ด้วย”
“มอบให้หน่วย…………………….ดำเนินการ
และขอให้มุ่งเน้นให้สามารถปฏิบัติได้อย่างมีอาชีพ”
การเขียนรายงานการประชุม
ปัญหาของการเขียนรายงานการประชุม
ไม่รู้วิธีดำเนินการประชุมที่ถูกต้อง
ไม่รู้จะจดอย่างไร
ขาดทักษะในการจับประเด็นและสรุปความ
ประโยชน์ของรายงานการประชุม
เป็นหลักฐานการปฏิบัติงาน
เป็นเครื่องมือในการติดตามงาน
ใช้อ้างอิง
เป็นแหล่งข้อมูลข่าวสาร
วิธีเขียน ในระเบียบวาระที่ 1 ดังนี้
-หัวข้อเรื่อง
-บุคคลนำเข้า
-เนื้อหา
-บทสรุป ที่ประชุมรับทราบ
ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม ประธานมีหน้าที่นำการประชุม
วิธีเขียน ประธานได้เสนอร่างรายงานการประชุม
ครั้งที่………เมื่อวันที่………..ให้ที่ประชุมพิจารณา
ที่ประชุมพิจารณาแล้ว
รับรองรายงานการประชุมโดยไม่มีการแก้ไข
วิธีการตรวจแก้ ดังนี้
-การสะกดคำ
-ข้อความที่คลาดเคลื่อน
ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
เลขานุการ มีหน้าที่นำการประชุม
เรื่องที่นำเข้า มีดังนี้
-รายงานผลการปฏิบัติงานที่สืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว
-เรื่องที่สำคัญที่องค์กร หรือ บุคลากรปฏิบัติ
-เรื่องที่น่าสนใจ ควรรู้ควรทราบ
วิธีเขียน เหมือนวาระที่ 1
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
เลขานุการมีหน้าที่นำการประชุม
วิธีเขียน
หัวข้อเรื่อง
ผู้นำเข้า
เนื้อหาให้ประกอบด้วย
-ประเด็นปัญหาและผลกระทบ
-ข้อเท็จจริง
-ความคิดเห็น
-ข้อเสนอ
-มติที่ประชุม
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)
เป็นเรื่องด่วนและสำคัญ
เกิดขึ้นหลังจากที่ออกหนังสือเชิญประชุมไปแล้ว
เรื่องแจ้งทราบ พิจารณา รับรองรายงานการประชุม
และนัดหมายเป็นเรื่องด่วนและสำคัญ
ประธานกล่าวปิดประชุม
ข้อเสนอแนะ
ทำให้ทราบข้อแตกต่างระหว่าง "อนุญาต" กับ
"อนุมัติ"
"อนุญาต" มีความหมายว่า ยิมยอม ยอมให้ใช้ เรื่องส่วนตัว,ไม่เกี่ยวข้องกับงบประมาณของหน่วยงาน,ไม่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบขององค์การ
"อนุมัติ" มีความหมายว่า
ให้อำนาจกระทำตามระเบียบที่กำหนดใช้กับเรื่องเป็นความรับผิดชอบขององค์กร ,
เกี่ยวกับงบประมาณของหน่วยงาน
นางสาวทิพวรณ แม้นพยัคฆ์ 55113400179 ตอนเรียน D1
เห็นด้วยกับข้อเสนอแนะค่ะ เนื้อหาครบถ้วน
ตอบลบเนื้อหาละเอียด ครบถ้วนดีจ้า
ตอบลบขอบคุณทุกคอมเม้นนะค่ะ
ตอบลบ